Kleinunternehmer vs. Regelbesteuerung – So profitierst Du richtig!
Eine der am häufigsten Fragen von Freiberuflern und Kleinunternehmern dreht sich um die Regelbesteuerung und ab wann diese Sinn macht. Ich verrate Dir, warum die böse Umsatzsteuerpflicht gar nicht so schlimm ist wie gedacht und wie Du sogar von der freiwilligen Wahl der Regelbesteuerung profitieren kannst.
Die Gretchen-Frage aller Freiberufler: Was ist besser, Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung?
Es gibt kein Patentrezept, ob die Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung das Richtige für Dich ist. Wie immer lautet die korrekte Antwort: es kommt darauf an. Während Kleinunternehmer von einer vereinfachten Buchhaltung profitieren und keine Voranmeldung ans Finanzamt leisten müssen, können Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen, die Umsatzsteuer auf ihren Eingangsrechnungen geltend machen. Um die richtige Entscheidung für Dich und Dein Unternehmen treffen zu können, ist es wichtig, die Begrifflichkeiten des UstG (Umsatzsteuergesetz) gut zu verstehen. In diesem Blogartikel erfährst Du alles über Umsatzgrenzen, Umsatzsteuerpflicht und den richtigen Übergang vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung. Frage im Zweifel vor dem Wechsel Dein Finanzamt oder Deinen Steuerberater des Vertrauens.
Was ist eine Regelbesteuerung?
Wer die Umsatzgrenze von 25.000 Euro im Vorjahr überschreitet und im Folgejahr mehr als 100.000 Euro Umsatz macht, ist laut UstG kein Kleinunternehmer mehr und hat fortan auf seinen Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen.
Das klingt erst einmal schlimmer als es ist. Ob freiwillig oder mit dem Erreichen der Grenze für den Umsatz im Vorjahr: Dir entstehen durch den Wechsel zur Regelbesteuerung keine finanziellen Nachteile. Die Umsatzsteuer ist für Unternehmen ein durchlaufender Posten und Du kannst sogar vom Wechsel zur Regelbesteuerung profitieren.
Laut der IHK Stuttgart ist umsatzsteuerpflichtig, wer im vorangegangenen Kalenderjahr einen (nach vereinnahmten Entgelten bemessenen netto) Gesamtumsatz von mehr als 25.000 Euro hat und im laufenden Kalenderjahr mehr als 100.000 Euro Umsatz macht.
Wichtig: Im Fall des Überschreitens der Grenze des UstG bekommst Du kein Schreiben vom Finanzamt, behalte Deine Einnahmen also stets selbst gut im Blick. Nimmst Du die Kleinunternehmerregelung länger in Anspruch als erlaubt, kann Dich das teuer zu stehen kommen. In diesem Fall kann das Finanzamt von Dir verlangen, die nicht abgeführte Umsatzsteuer auf Deine Leistungen nachzuzahlen. Da Du diese nicht auf Deinen Rechnungen als Kleinunternehmer vom Kunden eingezogen hast, musst Du die Steuer dann aus eigener Tasche zahlen. Das kann weh tun, weshalb der Wechsel zur Regelbesteuerung lieber früher als später erfolgen sollte. Die Regelung betrifft alle Umsätze, die über den Freigrenzen liegen, für die das Unternehmen fälschlicherweise keine Steuer ausgewiesen hat.
Aufgrund dieses erheblichen Nachteils ist Kleinunternehmern der Wechsel zur Regelbesteuerung laut UstG jederzeit auch im laufenden Jahr möglich.
5 Gründe für einen Wechsel zu Regelbesteuerung
Viele kleine Unternehmer und Freiberufler sehen mit Grauen dem Erreichen der Grenze entgegen, bei deren Überschreiten ein Wechsel zur Regelbesteuerung unumgänglich ist. Da es mir selbst bis 2025 nicht anders ging, möchte ich etwas Licht ins Dunkel bringen. Folgende 5 Vorteile ergeben sich durch den Wechsel zur neuen Art der Besteuerung für Dich:
1. Vorsteuerabzug: Der vielleicht größte Vorteil der Regelbesteuerung ist die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs. Unternehmer können die Steuer, die sie auf ihre Einkäufe und Betriebsausgaben über das Jahr verteilt gezahlt haben, als Vorsteuer geltend machen und verringern somit ihre Zahllast. Dies bedeutet, dass sie die gezahlte Umsatzsteuer von der Steuer abziehen können, die sie selbst auf ihre Verkäufe erheben. Dies wirkt sich besonders bei großen Ausgaben, wie den Anschaffungen für ein häusliches Arbeitszimmer oder Geschäftsreisen, aus. Die Vorsteuer senkt also Deine Steuerlast. Dies hat den Vorteil, dass besonders größere Unternehmen lieber mit Dir zusammenarbeiten, da auch Deine ausgewiesene Umsatzsteuer ihre Steuerlast senkt.
2. Professionalität: Diese Besteuerungsform sorgt für ein glaubwürdigeres Auftreten bei Geschäftskunden. Besonders im B2B-Bereich ist der Wechsel zur Regelbesteuerung von großer Bedeutung, da sie die Steuerlast der Geschäftskunden minimiert.
3. Teilnahme an Ausschreibungen: Viele öffentliche Aufträge setzen eine Steuerpflicht für die Teilnahme voraus. Im Fall der Regelbesteuerung hat Dein Unternehmen bessere Chancen, die Voraussetzungen zu erfüllen.
4. Unbegrenztes Umsatzpotenzial: Im Gegensatz zur Regelung für Kleinunternehmer gibt es keine Grenze, welche die Geschäftstätigkeit im laufenden Jahr einschränkt. Mit dem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung hast Du bereits im Gründungsjahr unendliches Wachstumspotenzial und kannst Deinen Gesamtumsatz schnell maximieren.
5. Steuerstundung bei Investitionen: Wenn Unternehmen in Vermögenswerte investieren, können sie die Vorsteuer sofort abziehen, was die Liquidität verbessert und die Steuerlast verringert, bis die entsprechenden Einnahmen generiert werden.
Im Hinblick auf die Außenwirkung bei Geschäftskunden und die Betriebsausgaben ist der Wechsel zur Regelbesteuerung nur mit Vorteilen behaftet. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware sind Voranmeldungen und Umsatzsteuererklärung absolut kein Problem. Geschäftskunden stören sich nicht an der Umsatzsteuer, sondern nehmen diese im Gegenteil sogar als Zeichen für ein gut laufendes Unternehmen. Der Zeitpunkt für den Wechsel zur Umsatzsteuerpflicht kommt ohnehin – wieso den Zeitpunkt mit einem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung nicht selbst wählen und allem Ärger aus dem Weg gehen. Steuerberater und Finanzamt stehen Dir beim Wechsel der Besteuerungsform mit Rat und Tat zur Seite.
7 Prozent oder 19 Prozent - Welcher Steuersatz ist anzuwenden?
Die Frage, ob Du auf Deinen Rechnungen 7 Prozent und 19 Prozent Umsatzsteuer ausweisen musst, hängt von der Art Deiner Produkte oder Dienstleistungen ab. Unternehmen sollten die Regelungen im UStG genau kennen und bei Bedarf den Wechsel der Steuersätze sorgfältig planen, um steuerliche Nachteile zu vermeiden und den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden.
- 19 Prozent beträgt der reguläre Umsatzsteuersatz in Deutschland. Das Finanzamt erhebt diesen Satz auf die meisten Verkäufe und Dienstleistungen.
- 7 Prozent ist der ermäßigte Steuersatz für Lebensmittel, Bücher und kulturelle Dienstleistungen wie das Schreiben.
- 9 Prozent ist die Durchschnittssatzbesteuerung, die nur Landwirte anwenden können. Bei der Durchschnittssatzbesteuerung wird ein pauschaler Steuersatz von 9 Prozent auf die Leistungen berechnet. Voraussetzungen für die Durchschnittssatzbesteuerung ist ein Jahresumsatz von nicht mehr als 000 Euro.
Freiberufler, die einer künstlerischen Tätigkeit nachgehen und in der Künstlersozialversicherung vertreten sind, rechnen ihre Dienstleistungen und Produkte meist mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent ab, da es sich um urheberrechtliche Elemente handelt. Bietest Du hingegen ein Coaching zu diesen Themen an, musst Du ein Gewerbe anmelden und den regulären Steuersatz von 19 Prozent anwenden. Falls Du Dir unsicher bist, welcher Steuersatz auf Deinen Umsatz der Richtige ist, besprich Dich mit Deinem Steuerberater oder Deinem zuständigen Finanzamt.
Umsatzsteuervoranmeldung: Geht mit der richtigen Buchhaltungssoftware wie von allein
Hast Du im vorhergehenden Kalenderjahr mehr als 25.000 Euro erwirtschaftet und wirst im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich über 100.000 Euro erwirtschaften, wird es Zeit für einen Verzicht der Kleinunternehmerregelung und regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen.
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Meldung, in der du die Umsatzsteuer, die du in einem bestimmten Zeitraum mit Deinen Leistungen eingenommen hast, und die Vorsteuer, die du auf Deine Einkäufe gezahlt hast, angibst. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ergibt, wie viel Umsatzsteuer Du an das Finanzamt zahlen musst oder ob Du eine Erstattung erhältst. Dein Finanzamt teilt Dir mit, in welchem Intervall Du diese Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst.
Hier ist ein kurzer Leitfaden dazu:
1. Unterlagen sammeln: Rechnungen für Deine Verkäufe (mit ausgewiesener Umsatzsteuer), Rechnungen für Deine Einkäufe (mit gezahlter Vorsteuer)
2. Berechnung: Addiere die Umsatzsteuer, die Du auf alle Verkäufe im Voranmeldungszeitraum erhoben hast und ziehe anschließend der Summe der Vorsteuer-Beträge Deiner Einkäufe ab. Eine moderne Buchhaltungssoftware tut dies von selbst
3. Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen: Die Umsatzsteuervoranmeldung muss in der Regel elektronisch über das ELSTER-Portal (Elektronische Steuererklärung) eingereicht werden. Du musst Dich zuerst registrieren, falls Du noch kein Benutzerkonto hast. Dort findest Du das entsprechende Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung. Trage die ermittelten Beträge für Umsatzsteuer und Vorsteuer in die vorgesehenen Felder ein.
4. Angaben überprüfen: Überprüfe alle eingegebenen Informationen sorgfältig, um Fehler zu vermeiden und reiche die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch über das ELSTER-Portal ein. Du erhältst eine Bestätigung, dass die Meldung erfolgreich übermittelt wurde.
Entwarnung: Heutzutage musst Du nicht mehr selbst rechnen. Selbst Mathe-Versager wie ich, bekommen ihre Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung ohne graue Haare in den Griff. Die meisten Buchhaltungssoftwares generieren die Umsatzsteuer automatisch aus deinen Ein- und Ausgangsrechnungen sowie sonstigen Kaufbelegen. Alles, was Du dann noch tun musst ist, diese bei Elster hochzuladen. Lexware macht sogar das für Dich.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine spezielle Regelung im deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG), die es kleinen Unternehmern und Freiberuflern ermöglicht, ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu erstellen. Besonders für neue Gründer und Freelancer ist dies attraktiv, da sie nicht nur die Buchhaltung erheblich vereinfacht, sondern Kunden anzieht, die selbst Kleinunternehmer sind und sich den 19-prozentigen Aufschlag aufgrund der Mehrwertsteuer auf Rechnungen (noch) nicht leisten können. Folgende Vorteile ergeben sich aus dieser Art der Besteuerung:
- keine Erhebung von Steuern auf Leistungen
- niedrigerer Preis verschafft Wettbewerbsvorteil
- Preisgestaltung für Kunden transparenter und unkomplizierter
- Erleichterte Steuererklärung, geringe Kosten beim Steuerberater
- Umsatzsteuererklärung entfällt
- keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt notwendig
- steuerliche Entlastung führt zu höherer Liquidität
- einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnungen mittels kostenfreier Buchhaltungssoftware möglich
Neben der immensen Zeiteinsparung bringt die Kleinunternehmerregelung ein hohes Maß an Flexibilität mit sich. Anders bei der Regelbesteuerung ist es Unternehmen, welche die Kleinunternehmerregelung anwenden, jederzeit möglich, die Besteuerungsform freiwillig zu wechseln. Für den Übergang zwischen den Besteuerungsformen ist es wichtig, die Grenze des Umsatzes für das Vorjahr und das Folgejahr immer im Auge zu haben.
Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung
Besonders Gründer und Freelancer, für welche die Welt der Selbstständigkeit völlig neu ist, liebäugeln mit der Kleinunternehmerregelung und stellen sich die Frage, ob und bis wann sie diese in Anspruch nehmen können. Die meisten Freiberufler fallen im Gründungsjahr unter die Kleinunternehmerregelung und profitieren auch im Folgejahr noch von der vereinfachten Buchführung, da der Umsatz in den ersten Jahren oft die erlaubten Grenzen weit unterschreitet. Diese sind wie folgt:
- Umsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überschreiten
- Umsatz im Folgejahr darf 100.000 Euro nicht überschreiten
- Ist der Umsatz von 100.000 Euro erreicht, muss sofort die Regelbesteuerung zur Anwendung kommen
Die Besteuerung als Kleinunternehmer bietet eine attraktive Möglichkeit für Freelancer und Startups, ihre steuerlichen Verpflichtungen zu vereinfachen. Der freiwillige Wechsel sollte erst stattfinden, wenn man ein ausreichendes Verständnis in Sachen Buchhaltungssoftware, Umsatzsteuererklärung und Steuerpflicht entwickelt hat und sich durch den Wechsel zur Regelbesteuerung tatsächlich finanzielle Vorteile ergeben. Allerdings muss der Umsatz gut beobachtet werden, um ständig zu überprüfen, ob die Voraussetzungen für Kleinunternehmerregelung noch gegeben sind und die Leistungen noch ohne Steuer berechnet werden dürfen.
Wann ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll?
Wenn du am Beginn Deiner Selbstständigkeit stehst, kann die Kleinunternehmerregelung eine attraktive Option für Dich sein. Die Befreiung von der Umsatzsteuererklärung erleichtert den administrativen Aufwand im ersten Jahr und ermöglicht es, keine Zahllast an das Finanzamt abführen zu müssen. Das schont Deine Liquidität zu Beginn Deiner Tätigkeit und hält Deine Preise wettbewerbsfähig. So kannst Du entspannt Deine Entwicklungen beobachten und gegebenenfalls sehen, ob die Selbstständigkeit überhaupt Dein Weg ist. Übersteigt Dein Gesamtumsatz im Jahr die Umsatzsteuergrenzen, ist die Anwendung der Regelbesteuerung für das Folgejahr empfehlenswert.
Achtung: Zwar können Kleinunternehmer ihre Betriebsausgaben von der Steuer absetzen, sie dürfen allerdings keine Vorsteuer geltend machen. Allein aus diesem Grund lohnt es sich, über die Besteuerungsform nachzudenken.
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung - Entscheidungshilfen für Unternehmer
Die Wahl zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung ist für viele Unternehmer eine entscheidende Frage. Die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung sind klar definiert: Der Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Jahr 25.000 Euro nicht überschreiten und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigen. Während Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind und keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, müssen Unternehmer, die sich für die Regelbesteuerung entscheiden, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und regelmäßig Meldungen an das Finanzamt einreichen. Es ist individuell, wann sich der Wechsel zur Regelbesteuerung lohnt.
Achtung: Sobald Du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, bist Du – unabhängig von der tatsächlichen Höhe Deiner Umsätze – für fünf Kalenderjahre an diese Entscheidung gebunden.
Achtung: Zwar können Kleinunternehmer ihre Betriebsausgaben von der Steuer absetzen, sie dürfen allerdings keine Vorsteuer geltend machen. Allein aus diesem Grund lohnt es sich, über die Besteuerungsform nachzudenken.
Den richtigen Zeitpunkt nicht verpassen: Wann solltest Du zur Regelbesteuerung wechseln?
Wenn Deine Einnahmen im Jahresumsatz die Grenzen der Kleinunternehmerregelung überschreiten, ist ein Wechsel zur Regelbesteuerung Pflicht. Dies gilt auch, wenn Du im Gründungsjahr hohe Einnahmen erwartest.
Auch der freiwillige Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist möglich, um Vorsteuer auf Deine Betriebsausgaben geltend zu machen. Das senkt die Kosten Deiner Leistungen sowie Deine Steuerlast. Wenn Du eine Zusammenarbeit mit einem namhaften großen Geschäftskunden planst, ist es ebenfalls von Vorteil, nicht mehr als Kleinunternehmer aufzutauchen. Eine UST-Identifikationsnummer schafft in diesem Fall Vertrauen und Seriosität. Geschäfte innerhalb der EU profitieren ebenfalls von der Regelbesteuerung, da Du die Umsatzsteuer auf Deine Eingangsrechnungen abziehen kannst.
Die Entscheidung über die Art der Besteuerung hängt stark von den individuellen Umständen Deines Unternehmens ab. Im Gründungsjahr bietet die Kleinunternehmerregelung den Vorteil einer vereinfachten Buchführung und die Möglichkeit, wettbewerbsfähige Preise anzubieten. Auf der anderen Seite ermöglicht die Regelbesteuerung den Vorsteuerabzug, was bei hohen Investitionen und B2B-Geschäften erhebliche finanzielle Vorteile mit sich bringen kann. Prüfe Deine individuellen Ziele, Ressourcen und zukünftige Umsatzentwicklung genau, um die richtige Wahl für Dein Unternehmen zu treffen. Frage im Zweifel den Steuerberater Deines Vertrauens.
Du siehst: beide Besteuerungsarten haben ihre Vor- und Nachteile. Ich selbst habe das erste Jahr von der Kleinunternehmerregelung profitiert. Es gibt für Gründer genug Arbeit, auch ohne zusätzliche Buchhaltung. Zudem dachte ich, dass ich die Umsatzgrenze im Vorjahr niemals erreiche. Tatsächlich fiel meine Tätigkeit aber schon in meinem zweiten Jahr unter die Regelbesteuerung. Mit einem tollen Buchhaltungsprogramm wie Papierkram, ist das alles kein Problem. Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung – entscheide nach Deinem individuellen Bedarf, welche Versteuerung die Richtige für Dich und Deine Tätigkeit ist.
So funktioniert der reibungslose Übergang zur Steuerpflicht
Liegt Dein Gründungsjahr weit hinter Dir oder brechen Deine Umsätze alle Rekorde? Dann ist der richtige Zeitpunkt für den Verzicht auf Deine Kleinunternehmerregelung gekommen. Ob freiwillig oder gezwungenermaßen mit Erreichen der Umsatzgrenze – so geht der fließende Übergang zur richtigen Versteuerung:
1. Schriftliche Mitteilung an Dein Finanzamt: Wenn Du die Umsatzgrenze erreicht hast oder zukünftig von Vorsteuerabzug auf Deine Betriebsausgaben profitieren willst, ist der erste Schritt die schriftliche Mitteilung an Dein Finanzamt. Hierzu reicht ein formloses Schreiben, das Deinen Namen, die Adresse und Deine Steuer-Nummer beinhaltet. Gib den Grund für den Wechsel an und auch, zu welchem Zeitpunkt dieser erfolgen soll und sende das Schreiben per Einschreiben an Dein zuständiges Finanzamt.
2. Anpassung der Buchhaltungssoftware: Du unterliegst nun der Steuerpflicht und musst künftig Umsatzsteuer auf all Deinen Rechnungen aufführen. Informiere Deine Kunden rechtzeitig über die Änderungen und nimm die nötigen Einstellungen in Deiner Buchhaltungssoftware vor oder informiere Deinen Steuerberater.
3. Versteuerung und Meldepflicht: Laut USTG musst Du nun regelmäßig eine Voranmeldung Deiner eingenommenen Umsatzsteuer erstellen und diese unaufgefordert ans Finanzamt abführen. Vergiss nicht, auch hierfür einen Beleg zu erstellen und diesen entsprechend zu verbuchen. Hier kannst Du vom Vorsteuerabzug auf Eingangsrechnungen profitieren.
Mein Tipp: Warte nicht bis zum Erreichen der Umsatzgrenze und habe keine Angst vor der Versteuerung Deiner Leistungen. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bringt langfristig ausschließlich finanzielle Vorteile. Moderne Buchhaltungsprogramme erledigen die Arbeit fast von allein, wenn man sich erst einmal an die Neuerungen gewöhnt hat. Falls Du Deine komplette Buchhaltung der Steuerpflicht dem Steuerberater überlässt, kann der Zeitpunkt für den Übergang zur Regelbesteuerung gar nicht früh genug gewählt werden.