Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung – So profitierst du richtig!
Egal, ob Freiberufler oder Unternehmer – Selbstständige stehen ständig vor schwierigen Entscheidungen. Eine der am häufigsten dreht sich um die Frage, ob man Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung wählen sollte. Seit 2025 ist ein Unternehmen zwingend verpflichtet ab einem Umsatz im Vorjahr von über 25.000 Euro die Regelbesteuerung in Anspruch zu nehmen. Doch viele Kleinunternehmer gehen diesen Weg lange vorher völlig freiwillig. Ich verrate dir, warum das so ist und vergleiche Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung – So profitierst du richtig!
Grundlagen der Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung ist eine spezielle Regelung im deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG), die es kleinen Unternehmern und Freiberuflern ermöglicht, ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu erstellen. Besonders für neue Gründer und Freelancer ist dies attraktiv, da sie nicht nur die Buchhaltung erheblich vereinfacht, sondern Kunden anzieht, die selbst Kleinunternehmer sind und sich den 19-prozentigen Aufschlag aufgrund der Mehrwertsteuer auf Rechnungen (noch) nicht leisten können, denn:
Kleinunternehmer können die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen nicht beim Finanzamt geltend machen!
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung erneut gestiegen, um Gründern und Freiberuflern so wenig bürokratische Hürden wie möglich in den Weg zu stellen. Demnach gilt:
Nach § 19 UStG dürfen Unternehmer, deren Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritt und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreiten wird, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Und es gibt noch eine Neuerung: Während man bisher nach Überschreiten der 50.000 Euro Grenze die Kleinunternehmerregelung noch bis Ende des laufenden Jahres in Anspruch nehmen durfte, muss man ab sofort ab dem Übertritt der neuen Umsatzgrenze von 100.000 Euro zur Regelbesteuerung wechseln.
Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung
Besonders Gründer und Freelancer, für welche die Welt der Selbstständigkeit völlig neu ist, liebäugeln mit der Kleinunternehmerregelung und stellen sich die Frage, ob und bis wann sie diese in Anspruch nehmen können. Die meisten Freiberufler sind anfangs für die Kleinunternehmerregelung geeignet, da der Umsatz in den ersten Jahren oft die erlaubten Grenzen weit unterschreitet. Diese sind wie folgt:
- Umsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überschreiten
- Umsatz im laufenden Jahr darf 100.000 Euro nicht überschreiten
- Ist der Umsatz von 100.000 Euro erreicht, muss sofort die Regelbesteuerung beantragt werden
Die Kleinunternehmerregelung bietet eine attraktive Möglichkeit für kleine Unternehmer, ihre steuerlichen Verpflichtungen zu vereinfachen. Allerdings haben auch Kleinunternehmer jederzeit die Möglichkeit, freiwillig zur Regelbesteuerung zu wechseln. Dies sollte allerdings erst geschehen, wenn man ein ausreichendes Verständnis in Sachen Buchhaltung und Steuer entwickelt hat und sich durch den Wechsel zur Regelbesteuerung tatsächlich finanzielle Vorteile ergeben.
Grundlagen der Regelbesteuerung
Die Regelbesteuerung ist eine der beiden Hauptarten der Umsatzbesteuerung in Deutschland und unterliegt den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Neugründer und Freelancer haben oft großen Respekt vor dieser Besteuerungsart, da es einige bürokratischen Hürden zu überwinden gibt. Warum ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung aber dennoch sinnvoll sein kann, erfährst du, wenn du weiterliest.
Was bedeutet Regelbesteuerung?
Wer unter die Regelbesteuerung fällt, ist kein Kleinunternehmer mehr und hat fortan auf seinen Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen. Das klingt erst einmal schlimmer als es ist – vorab: dir entstehen durch den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung keine finanziellen Nachteile. Die Umsatzsteuer ist für Unternehmen der Regelbesteuerung ein durchlaufender Posten und du kannst sogar von ihr profitieren.
Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug
Ein wesentlicher Vorteil der Regelbesteuerung ist der Vorsteuerabzug. Unternehmer können die Umsatzsteuer, die sie auf ihre Einkäufe und Betriebsausgaben gezahlt haben, als Vorsteuer geltend machen. Dies bedeutet, dass sie die gezahlte Umsatzsteuer von der Umsatzsteuer abziehen können, die sie selbst auf ihre Verkäufe erheben. Dies wirkt sich besonders bei großen Ausgaben wie den Anschaffungen für ein häusliches Arbeitszimmer oder Geschäftsreisen aus. Die Vorsteuer senkt also deine Steuerlast. Dies hat den Vorteil, dass besonders größere Unternehmen lieber mit dir zusammenarbeiten, da auch deine ausgewiesene Umsatzsteuer ihre Steuerlast senkt. Zudem wirkt dein Unternehmen weitaus seriöser als wenn du auf deinen Rechnungen den Kleinunternehmervermerk ausweist.
7 Prozent oder 19 Prozent - Welcher Steuersatz ist anzuwenden?
Das kommt ganz darauf an, was deine Unternehmungsform ist und welche Leistungen du anbietest. Viele Unternehmer verwenden beide Steuersätze.
- Regulärer Steuersatz von 19 %: Der reguläre Steuersatz gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen wie etwa: Konsumgüter, Handwerksleistungen, Beratungsdienste, Gastronomie
- Ermäßigter Steuersatz von 7 %: Der ermäßigte Steuersatz gilt für besonders schützenswerte Waren und Dienstleistungen wie etwa: Lebensmittel, Printmedien, Beherbergungsleistungen, Eintrittskarten für kulturelle Veranstaltungen, Personenbeförderung im öffentlichen Nahverkehr
Freiberufler, die einer künstlerischen Tätigkeit nachgehen und in der Künstlersozialversicherung vertreten sind, rechnen ihre Dienstleistungen und Produkte meist mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent ab, da es sich um urheberrechtliche Elemente handelt. Bietest du hingegen ein Coaching zu diesen Themen an, musst du ein Gewerbe anmelden und den regulären Steuersatz von 19 Prozent anwenden. Falls du dir unsicher bist, welcher Steuersatz für dich der Richtige ist, besprich dich mit einem Steuerberater oder deinem zuständigen Finanzamt.
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung – was ist besser?
Es gibt kein Patentrezept, ob Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung das Richtige für dich ist. Das ist von Fall zu Fall individuell. Kleingewerbetreibende profitieren von einer vereinfachten Buchhaltung und müssen keine Voranmeldung ans Finanzamt leisten bis die Kleinunternehmergrenze erreicht ist. Ab dem Erreichen der Umsatzschwelle, gilt die Anwendung der Regelbesteuerung ohnehin. Wer langfristig erfolgreich sein möchte, wird früher oder später nicht um diese Erwerbsschwelle herumkommen. Dann kann es von Vorteil sein, wenn man es bereits hinter sich gebracht hat. Ich habe dir beide Regelungen zur Besteuerung gegenübergestellt, um etwas Licht ins Dunkel zu bringen:
Kleinunternehmerregelung
Keine Voranmeldung der Umsatzsteuer • Vereinfachte Buchführung • Wettbewerbsvorteil bei Kleinunternehmern • Kein Abzug der Vorsteuer möglich • Blick auf Umsatzsteuergrenze schränkt das Unternehmenswachstum ein • Wirkt auf große Unternehmen nicht so seriös
Regelbesteuerung
Voranmeldung der Umsatzsteuer • Komplexere Buchführung • Preiserhöhung für Kunden, die selbst noch Kleinunternehmer sind • Vorsteuer kann auf Einkäufe geltend gemacht werden • Keine Umsatzgrenze, die das Wachstum des Unternehmens hindert • Wirkt professioneller
Du siehst: beide Besteuerungsarten haben ihre Vor- und Nachteile. Ich selbst habe das erste Jahr von der Kleinunternehmerregelung profitiert. Es gibt für Gründer genug Arbeit, auch ohne zusätzliche Buchhaltung. Zudem dachte ich, dass ich die Umsatzgrenze im Vorjahr niemals erreiche. Nun, in meinem zweiten Jahr, unterliege auch ich bereits der Regelbesteuerung und mit einem tollen kostenfreien Buchhaltungsprogramm wie Papierkram, ist das alles kein Problem. Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung – entscheide nach deinem individuellen Bedarf.
Der Horror vor der Umsatzsteuervoranmeldung
Hast du im vorhergehenden Kalenderjahr mehr als 25.000 Euro erwirtschaftet und wirst im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich über 100.000 Euro erwirtschaften, wird es Zeit auf einen Verzicht der Kleinunternehmerregelung und regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen.
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Meldung, in der du die Umsatzsteuer, die du in einem bestimmten Zeitraum eingenommen hast, und die Vorsteuer, die du auf deine Einkäufe gezahlt hast, angibst. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ergibt, wie viel Umsatzsteuer du an das Finanzamt zahlen musst oder ob du eine Erstattung erhältst. Dein Finanzamt teilt dir mit, in welchem Intervall du diese Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst.
Hier ist ein kurzer Leitfaden dazu:
- Unterlagen sammeln: Rechnungen für deine Verkäufe (mit ausgewiesener Umsatzsteuer), Rechnungen für deine Einkäufe (mit gezahlter Vorsteuer)
- Berechnung: Addiere die Umsatzsteuer, die du auf alle Verkäufe im Voranmeldungszeitraum erhoben hast und ziehe anschließend der Summe der Vorsteuer-Beträge deiner Einkäufe ab.
- Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen: Die Umsatzsteuervoranmeldung muss in der Regel elektronisch über das ELSTER-Portal (Elektronische Steuererklärung) eingereicht werden. Du musst dich zuerst registrieren, falls du noch kein Benutzerkonto hast. Dort findest du das entsprechende Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung. Trage die ermittelten Beträge für Umsatzsteuer und Vorsteuer in die vorgesehenen Felder ein.
- Angaben überprüfen: Überprüfe alle eingegebenen Informationen sorgfältig, um Fehler zu vermeiden und reiche die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch über das ELSTER-Portal ein. Du erhältst eine Bestätigung, dass die Meldung erfolgreich übermittelt wurde.
Entwarnung: Heutzutage musst du nicht mehr selbst rechnen und selbst Mathe-Versager wie ich, bekommen ihre Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung ohne graue Haare in den Griff. Die meisten Buchhaltungssoftwares generieren die Umsatzsteuer automatisch aus deinen Ein- und Ausgangsrechnungen sowie sonstigen Kaufbelegen. Alles, was du dann noch tun musst ist, diese bei Elster hochzuladen. Lexware macht sogar das für dich.
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung - Entscheidungshilfen für Unternehmer
Die Wahl zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung ist für viele Unternehmer eine entscheidende Frage. Die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung sind klar definiert: Der Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Jahr 25.000 Euro nicht überschreiten und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigen. Während Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind und keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, müssen Unternehmer, die sich für die Regelbesteuerung entscheiden, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und regelmäßig Meldungen an das Finanzamt einreichen. Es ist individuell, wann sich der Wechsel zur Regelbesteuerung lohnt.
Achtung: Sobald du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, bist du – unabhängig von der tatsächlichen Höhe deiner Umsätze – für fünf Kalenderjahre an diese Entscheidung gebunden.
Wann ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll?
Wenn du am Beginn deiner Selbstständigkeit stehst, kann die Kleinunternehmerregelung eine attraktive Option sein für dich sein. Die Befreiung von der Umsatzsteuererklärung erleichtert den administrativen Aufwand und ermöglicht es, keine Zahllast an das Finanzamt abführen zu müssen. Das schont deine Liquidität und hält deine Preise wettbewerbsfähig. So kannst du entspannt deine Entwicklungen beobachten und gegebenenfalls sehen, ob die Selbstständigkeit überhaupt dein Weg ist. Übersteigen deine Umsätze die Umsatzsteuergrenzen, kannst du jederzeit die Regelbesteuerung für das Folgejahr anstreben.
Wann solltest du zur Regelbesteuerung wechseln?
Wenn deine Einnahmen im Jahresumsatz die Grenzen der Kleinunternehmerregelung überschreiten, bist du verpflichtet, zur Regelbesteuerung zu wechseln. Dies gilt auch, wenn du im Gründungsjahr hohe Einnahmen erwartest.
Auch der freiwillige Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist möglich, um Vorsteuer auf deine Investitionen geltend zu machen. Das senkt die Kosten deiner Leistungen sowie die Steuerlast. Wenn du Geschäfte mit namhaften großen Konzernen planst, ist es ebenfalls von Vorteil, nicht mehr als Kleinunternehmer aufzutauchen. Eine UST-Identifikationsnummer schafft in diesem Fall Vertrauen und Seriosität. Geschäfte innerhalb der EU profitieren ebenfalls von der Regelbesteuerung, da du die Umsatzsteuer auf deine Eingangsrechnungen abziehen kannst.
Der Wechsel zur Regelbesteuerung ist Pflicht, wenn deine Einnahmen die Grenzen der Kleinunternehmerregelung überschreiten. Ein freiwilliger Verzicht lohnt sich bei der Erwartung einer Umsatzsteigerung oder höheren Investitionen.
Fazit
Die Entscheidung zur Inanspruchnahme oder Abgabe der Kleinunternehmerregelung hängt stark von den individuellen Umständen deines Unternehmens ab. Im Gründungsjahr bietet die Kleinunternehmerregelung den Vorteil einer vereinfachten Buchführung und die Möglichkeit, wettbewerbsfähige Preise anzubieten. Auf der anderen Seite ermöglicht die Regelbesteuerung den Vorsteuerabzug, was bei hohen Investitionen und B2B-Geschäften erhebliche finanzielle Vorteile mit sich bringen kann. Prüfe deine individuellen Ziele, Ressourcen und zukünftige Umsatzentwicklung genau, um die richtige Wahl für dein Unternehmen zu treffen.
FAQ zu Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung
Was ist besser, Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung?
Ob die Kleinunternehmerregelung oder die Regelbesteuerung besser ist, hängt von den erwarteten Umsätzen, Investitionen und deiner Zielgruppe ab.
Wann von Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung?
Du solltest von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln, wenn deine Umsätze die festgelegten Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr oder 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreiten oder wenn du hohe Investitionen planst, die einen Vorsteuerabzug rechtfertigen.
Wann lohnt sich ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?
Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung lohnt sich, wenn du hohe Investitionen planst, die dir ermöglichen, die gezahlte Vorsteuer abzuziehen, oder wenn du hauptsächlich an Geschäftskunden verkaufst, die die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können.